KINAMU Advanced Order & Invoice Management

Übersicht

Vorteile

  • Verwaltung, Pflege und Auswertung des Sales Prozesse in Sugar
  • Angebot > Kundenauftrag > Rechnung > optional Mahnung oder Gutschrift
  • Erstellung von Angeboten und Umwandlung in Kundenaufträge
  • Verwaltung der Kundenaufträge (Positionen, Mengen, Fakturierungsdatum, Bestellnummer, Status)
  • Erstellen entweder von Gesamt- oder Teilrechnungen
  • Erstellen von Mahnungen mit verschiedenen Mahnstufen
  • Erstellen von Gutschriften für stornierte/ bereits bezahlte Rechnungen
  • Templates für Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften (Brief / E-Mail)
  • Optional:
    • Workflows
    • Reports

Beschreibung

Mit KINAMU Advanced Order & Invoice Management können Sie Angebote, Kundenaufträge, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften als optimierten Prozess im Sugar verwalten.

Wandeln Sie Angebote in Kundenaufträge um und fügen Sie zusätzliche Kundeninformationen hinzu, z.B.: Kunden Bestellnummer/Referenz, Kontakt- und Versandinformationen. Sie können jederzeit den Status des Kundenauftrages einsehen, ob dieser schon bezahlt, teilweise bezahlt, offen oder storniert ist.

Erstellen Sie Rechnungen im Sugar, nachdem der Kundenauftrag erstellt wurde, verfolgen Sie die Zahlungen oder stellen Sie – wenn notwendig – Mahnschreiben aus. Erstellen Sie Rechnungen anhand der Positionen im Kundenauftrag und entscheiden Sie, ob alles auf einmal oder teilweise verrechnet weden soll.

Gutschriften können für stornierte/bereits bezahlte Rechnungen erstellt werden.

Für die Erstellung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnschreiben können Sie Vorlagen im Sugar Template Designer erstellen/anpassen.

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Funktionalität

Umwandlung von Angeboten in Kundenaufträgen

Wird ein Angebot in einen Kundenauftrag umgewandelt, werden neben den Kopfinformationen sämtliche Einzelpositionen des Angebots übernommen. Gleichzeitig wird das gesamte Angebot „gesperrt“, um Änderungen und somit Abweichungen zu verhindern.

Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag

Kundenauftrag

Alle Kundenaufträge sind konvertierte Angebote und über die Listenansicht bekommt man einen schnellen Überblick. Der Status hilft dabei, offene, teilweise in Rechnung gestellte oder in Rechnung gestellte Aufträge zu identifizieren. Basisfilter können in der Listenansicht verwendet werden, um einen besseren Überblick über alle Aufträge im System zu erhalten.
Listenansicht eines Kundenauftrages

Aus dem Kundenauftrag können Sie eine Rechnung für ausgewählte Positionen oder den gesamten Auftrag (alle Positionen) erstellen.

Detailansicht eines Kundenauftrages

Rechnung

Im Rechnungsmodul können Sie Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen als PDFs ausdrucken. Die PDF-Vorlagen werden im Standard-Sugar PDF-Manager erstellt. Wenn Sie eine Rechnung oder ausgewählte Positionen stornieren müssen, können Sie eine Gutschrift aus der Rechnung erstellen.

Detailansicht einer Rechung

Es gibt auch eine Listenansicht für Rechnungen, in der Sie nach bezahlten / unbezahlten Rechnungen filtern und die Mahnstufe anzeigen können.

Mahnungen

Sie können bis zu 3 Mahnstufen einschließlich verschiedener Mahnbriefvorlagen verwenden. Die Mahnstufe zeigt an, wie viele Mahnschreiben gesendet wurden und Sie können immer sehen, wann die Mahnfrist endet.

Listenansicht der Rechnungen & Gutschriften
Erstellen eines Mahnschreibens oder einer Gutschrift
Erstellen eines Mahnschreibens – Dialog Fenster
Mahnschreiben erstellen – Mahnstufe 1

Gutschriften

Gutschrift Detailansicht
Listenansicht der Rechnungen & Gutschriften

Vorlagen & PDFs

KINAMU Advanced Order & Invoice Management greift für die Erstellung der PDFs auf den PDF Manager von Sugar zurück. Mit diesem können Sie ohne besondere Kenntnisse Vorlagen bearbeiten und Ihren Bedürfnissen anpassen.

Vorlagenbearbeitung im Sugar PDF Manager
Eine Rechnung als PDF
Eine Mahnung als PDF