Erfolgreiche Migration Ihres CRM´s auf Sugar 9

KINAMU Blog / Von

In diesem Artikel informieren wir Sie über die Vorteile die eine Migration auf die aktuellste Sugar Version bringt, die Chancen die sich dabei ergeben, sowie die allfälligen Schwierigkeiten die es zu beachten gibt.

Die Migration Ihres CRM Systems (basierend auf SugarCRM CE (z.B. Sugar Community Edition (SugarCE), SuiteCRM, Vtiger oder SpiceCRM)) aber auch aller CRM Systeme wie Microsoft Dynamics, Siebel, Odoo, Goldmine CRM oder Genesys Contact Center) wird begleitet von mehreren Fragen:

1) Bestandsaufnahme und Analyse - Was muss ich für eine erfolgreiche Migration beachten? 2) Greenfield oder Brownfield Ansatz? 3) Wie kann ich meine Daten in das neue CRM übernehmen? 4) Datenmigration – Daten einfach nur kopieren? 5) Welche Risiken gibt es?
Ablauf einer CRM Migration auf Sugar 9

Gute GrĂĽnde fĂĽr den Wechsel auf die aktuellste SugarCRM Version

„Globalisierung, Kostendruck und neue Marktteilnehmer sowie technologische Veränderungen prägen die Märkte. Das beste Produkt, die beste Dienstleistung reicht heute nicht mehr aus, um erfolgreich zu sein. Kundenorientierung wird zwar seit Jahren propagiert, trotzdem stehen bei vielen Unternehmen nicht die Kunden, sondern die Produkte im Mittelpunkt der Aktivitäten. Doch die Ansprüche der Kunden sind gestiegen, wobei individuelle Betreuung, maßgeschneiderte Lösungen und hervorragender Service entscheidend sind. Wer den eigenen Wettbewerbsvorteil halten oder gar ausbauen will, muss weg vom kurzfristigen Umsatzdenken hin zur zielgerichteten, kundenorientierten Vorgehensweise.”

Warum CRM Projekte scheitern – Springer Verlag (Link)

Seit dem Jahr 2013 hat SugarCRM die Entwicklung an der Community Edition (Sugar CE) mit der Version 6.5 eingestellt und liefert keine Sicherheitsupdates mehr aus. Firmen die Sugar CE weiterhin einsetzen, betreiben damit veraltete Software die nicht mehr gepflegt wird und von SugarCRM keine Updates mehr bekommt. Mit dem Ende der freien CE Produktlinie sind einige Ableger am Markt erschienen die den alten Source Code der SugarCRM Community Edition weiterverwenden. Was diesen Versionen fehlt ist der offizielle Support des ursprĂĽnglichen Herstellers, der Zugang zu den neuesten Sugar Features und die Vielzahl an Erweiterungen welche nur fĂĽr die aktuell unterstĂĽtzte Sugar Version entwickelt werden.

Während die Sugar Community Edition noch als Version 6.x benannt war, gibt es Sugar bereits in der Version 9. Über die Jahre gibt es folgende wichtige Neuerungen in Sugar:

  • Komplett ĂĽberarbeitetes User Interface
    • Aufgeräumtes Interface
    • Responsive Design
    • Neuste Technologien: Bootstrap, JavaScript, Underscore.js
  • Volltext-Suche und Indexierung der Einträge im gesamten Sugar
  • Ăśberarbeitete und aktualisierte Module:
    • Verkaufschancen mit Revenue Line Items
    • Angebote mit Quoted Line Items
    • Forecasting Modul fĂĽr die Planung/Commit von Verkaufschance
    • Eigenes DSGVO (GDPR) Modul
    • Verbessertes Reporting
      • Drillable Reports
      • Eigene Chartengine (Sucarose)
      • Bessere Datenvisualisierung
      • Scheduler fĂĽr den Versand von Reports
    • Knowledge Base
    • SugarBPM Workflow
    • Tagging mittels Tags
    • Customer Journey PlugIn
  • Plugins fĂĽr MS Office2010, 2013 + 365 (Outlook, Excel, Word)\
  • Plugin fĂĽr Googlemail
  • Mobile App fĂĽr Android & iOS (mit Offline Funktionalität)
  • Code Aktualisierungen und Performance Upgrades:
    • UnterstĂĽtzung fĂĽr PHP 7, MySQL 5.7, Elasticsearch 6.2, Core Library Updates
    • Aktualisierte Bibliotheken (jquery, jquery-migrate, sugarcrm/ventana, twitterbootstrap, pmse, doctrine/dbal, ramsey/uuid, onelogin/php-saml, moment uvm.)

Die KINAMU Methode fĂĽr die Migration auf die neuste Sugar 9 Version

1) Bestandsaufnahme und Analyse – Was muss ich fĂĽr eine erfolgreiche Migration beachten?

Der erste Schritt ist es eine Bestandaufnahme und Analyse des bestehenden Systems durchzuführen. Dazu gehört die Analyse und Dokumentation:

  1. der implementierten Prozesse,
  2. der verwendeten Module,
  3. und der eingerichteten Automatismen (Workflows)

2) Greenfield oder Brownfield Ansatz?

Nach der Bestandsaufnahme muss der Kunde entscheiden ob das System neu implementiert wird (Greenfield Ansatz) oder ob die Migration nicht der richtige Zeitpunkt für einen Redesign ist und man zuerst das System technisch migriert (Brownfield Ansatz). Einige Unternehmen bevorzugen den Brownfield Ansatz um unternehmenskritische Prozesse nicht zu beeinflußen und die Benutzer langsam an das neue System zu gewöhnen. Andere Kunden nutzen die Möglichkeit des Greenfield Ansatzes um Ballast abzuwerfen, die Prozesse zu strafen und dadurch die Performance des neuen Systems zu steigern,

Wichtig: Vieles was in SugarCRM CE und deren Ablegern (SuiteCRM, SpiceCRM, Vtiger) implementiert ist lässt sich ohne Probleme in die neue Sugar Version übernehmen. Wenn Unternehmen gut funktionierende, etabliert und bewährte Prozess im CRM implementiert haben ist eine Migration kein Grund diese zu ändern.

3) Wie kann ich meine Daten in das neue CRM ĂĽbernehmen?

Nachdem die Module und Prozesse für das neue System feststehen, geht es um den wichtigsten Schritt, nämlich die Daten in das neue System zu übernehmen. Dafür extrahieren und transformiert KINAMU Ihre bestehenden Daten und mappt diese auf die neuen Module im Sugar 9 System (Extract, Transform, Load = ETL). Dafür erarbeiten die Experten von KINAMU gemeinsam mit Ihnen ein Mapping, anhand dessen mit spezialisierten Tools die ETL beherrschen, verlässlich und reproduzierbar die Datenmigration durchgeführt wird.

4) Datenmigration – „Daten einfach nur kopieren?“

Die Datenübernahme bietet auch eine einzigartige Gelegenheit die Qualität Ihrer Daten zu erhöhen indem man Dubletten bereinigen, Daten prüfen und/oder Daten anreichern kann. Selten bietet sich nämlich ein Zeitfenster im laufenden Betrieb um eine große Menge an Daten einfach zu überarbeiten oder zu löschen.

5) Welche Risiken gibt es?

Beim migrieren großer Datenmengen besteht immer auch die Gefahr, wenn nicht genau gearbeitet wird, dass Informationen verloren gehen oder verfälscht abgebildet werden (z.B.: durch ein falsches Mapping).

Durch die langjährige Erfahrung von KINAMU und den Einsatz modernster Tools welche die ETL Methode (Extract, Transform, Load) beherrschen, sind wir in der Lage Datenimporte schnell durchzuführen, zu testen und wenn notwendig die Import Methode anzupassen und auf Knopfdruck zu wiederholen.

Zu den Informationen die ein CRM abbildet gehören nicht nur die Datensätze mit dem Mapping von Feldern selbst, sondern auch die Beziehungen zu anderen Datensätzen und die Historie (Firmen, Kontakte, Anrufe, Meetings, Notizen, … Audit Log, wer hat wann welchen Datensatz angelegt oder verändert). Genauso wichtig ist es die Berechtigungen und das Berechtigungs- konzept richtig zu übernehmen.

Migrieren mit KINAMU

KINAMU hat regional, national und international mehr als 200 Projekte erfolgreich umgesetzt. Wir haben umfangreiche Erfahrung mit der Migration von verschiedenen Systemen. KINAMU ist in der Lage sowohl Legacy Systeme basierend auf SugarCRM CE und deren Ablegern (SuiteCRM, SpiceCRM, Vtiger), aber auch alle anderen CRM Systeme wie Microsoft Dynamics, Siebel, Odoo, Goldmine CRM oder Genesys Contact Center zu migrieren. Gerne unterstĂĽtzt Sie KINAMU bei Ihrer erfolgreichen Migration auf Sugar 9.